Guia de uso
ERP para farmácias

O Vertaris Farma é o sistema de gestão da farmácia ou drogaria. Ele junta no mesmo lugar o PDV com as regras do setor, o estoque por lote e validade, os medicamentos controlados com a escrituração e o SNGPC, as compras das distribuidoras e os clientes de uso contínuo. Uma farmácia com várias lojas usa um único acesso: cada loja tem o próprio estoque, caixa e SNGPC.

Como este guia está organizado

As seções seguem a ordem do menu: Vendas›Estoque›Controlados e SNGPC›Compras›Clientes›Configurações. Nomes de telas e botões aparecem em negrito como estão no sistema.

• Configurações › Farmácia: dados da empresa, cores e logo do painel.
• Configurações › Lojas e farmacêuticos: CNPJ, AFE, licença sanitária e CNES de cada loja; CRF de cada farmacêutico e o responsável técnico de cada loja.
• Configurações › Perfis de acesso: convide a equipe (balcão, farmacêuticos, compras, gerência).
• Configurações › Geral: limite de desconto por perfil, alerta de validade, cobertura das compras e aviso de recompra.
• Compras › Pedidos de compra › Distribuidoras: cadastre as distribuidoras com o prazo de entrega e o pedido mínimo.
• Estoque › Produtos e preços: cadastre os produtos com EAN, registro na Anvisa, PMC e condição de venda (controlados com a lista da Portaria 344).
• Estoque inicial: dê entrada nos lotes atuais com validade (pelo recebimento de um pedido; a importação do inventário está no próximo ciclo).
• Rede: com várias lojas, use Estoque › Transferências para equilibrar o estoque e a tabela Rede da Visão geral para comparar as lojas.
• SNGPC: confirme que cada loja que dispensa controlados está habilitada e que o farmacêutico tem acesso ao portal do SNGPC.

1. Abra o seu caixa (o PDV pede o Fundo de troco se ele estiver fechado).
2. Leia o código de barras ou busque por nome, princípio ativo ou fabricante. O resultado mostra preço, PMC, estoque da loja e se o produto está no Farmácia Popular.
3. Ajuste a quantidade. O sistema mostra o lote que vai sair — sempre o que vence primeiro — e nunca usa lote vencido ou bloqueado.
4. Se o cliente levou um medicamento de referência, aparece Genérico por R$… com a economia: um clique troca pelo genérico intercambiável.
5. Desconto: digite em R$ por item. O limite do seu perfil aparece ao lado (“até R$…”).
6. Identifique o Cliente (para a recompra e os pontos) e/ou o CPF na nota.
7. Cupom e pontos: digite o cupom que o cliente trouxe e, se ele tiver pontos, escolha a promoção para resgatar. O desconto aparece no resumo como Cupom e pontos e vale só para itens de venda livre; o quadro também mostra quantos pontos o cliente ganha.
8. Escolha a forma de pagamento. Para pagar com duas formas, use Dividir pagamento. O troco é calculado só sobre o dinheiro.
9. Clique em Finalizar venda.

Medicamentos com receita retida

Antimicrobianos, agonistas de GLP-1 (“canetas”) e controlados da Portaria 344 abrem o quadro da receita. Preencha a data, o número da notificação (ou o número do SNCR, se a receita for eletrônica), o prescritor e o conselho, o paciente e — nos controlados — quem está retirando. Escolha o farmacêutico que avaliou a receita.

• Abrir caixa: informe o fundo de troco. Cada pessoa tem um caixa aberto por loja.
• Suprimento: dinheiro colocado na gaveta (troco). Sangria: dinheiro retirado (cofre ou depósito).
• Fechar caixa: conte o dinheiro e informe o valor. O sistema compara com o esperado (fundo + vendas em dinheiro − troco + suprimentos − sangrias) e registra a sobra ou a falta.

Clique em uma venda para ver itens, lotes, pagamentos, cliente e a receita. Cancelar venda (gerentes) devolve os lotes ao estoque e, se houver controlado, lança a entrada na escrituração — vale para vendas do dia com o caixa ainda aberto, e o motivo é obrigatório.

• Em risco: vencidos, até 30 dias, até 60 dias e dentro do alerta de validade de Configurações.
• Baixa: registra a perda (vencido, avaria ou recolhimento). Controlados e antimicrobianos entram na escrituração e no próximo arquivo do SNGPC.
• Bloquear (cadeado): tira o lote da venda sem tirar do estoque — use em alertas de recolhimento ou suspeita de avaria. Liberar desfaz.

1. No topo, selecione a loja de origem e abra Estoque › Transferências.
2. Nova transferência: escolha a loja de destino, busque os produtos e informe as quantidades. Clique em Enviar.
3. Os lotes saem da origem pela validade mais próxima e ficam Em trânsito.
4. Na loja de destino (selecione-a no topo), confira a mercadoria e clique em Confirmar recebimento: os lotes entram no estoque com o mesmo número e validade.

Toda movimentação de controlado (Portaria 344), antimicrobiano e GLP-1 vira um lançamento automático: entrada pela nota fiscal do recebimento, saída pela dispensação com a receita, saída por perda e entrada por venda cancelada. Clique em um produto para ver só os lançamentos dele. A coluna SNGPC mostra se o lançamento já foi transmitido.

Filtre por Portaria 344, Antimicrobianos ou GLP-1 e busque por paciente, prescritor ou número da notificação. A via física continua sendo arquivada na farmácia pelo prazo legal.

1. Confira os Lançamentos pendentes e o Prazo máximo (7 dias depois do último arquivo aceito).
2. Use Ver arquivo para conferir o conteúdo.
3. Clique em Gerar arquivo. Baixe o XML no histórico e envie no portal do SNGPC.
4. Com a resposta da Anvisa, use Registrar retorno: informe o protocolo (aceito) ou o motivo (rejeitado). Um arquivo rejeitado devolve os lançamentos para o próximo envio.

A sugestão usa a venda real dos últimos 30 e 90 dias, o estoque vendável, o que já está pedido e o prazo de entrega de cada distribuidora, para cobrir os dias definidos em Configurações. A curva ABC mostra onde está o faturamento.

• Em falta e Acaba antes da entrega: compre primeiro.
• Excesso: estoque acima de 3 vezes a cobertura — dinheiro parado na prateleira.
• Ajuste as quantidades e clique em Gerar pedido no quadro de cada distribuidora.

1. Enviar à distribuidora marca o pedido como enviado.
2. Na chegada, Receber mercadoria: confira cada item com a nota, informe a quantidade, o lote e a validade e o número da NF-e.
3. O estoque, o custo do produto e — para controlados — a escrituração são atualizados na hora.

• Cadastre o cliente com CPF e celular e marque, separadamente, se ele aceita lembretes de recompra no WhatsApp e se aceita receber promoções (dois consentimentos da LGPD).
• Uso contínuo: medicamentos que o cliente toma todo dia e quantos dias dura cada caixa. Só ficam guardados com o consentimento do cliente (são dados de saúde).
• Cada venda com o cliente identificado atualiza a data da última compra. O filtro Recompra lista quem está perto de acabar ou já acabou, com o botão WhatsApp e uma mensagem pronta.

• Etapas: Lead (só o cadastro), Engajado (cadastrado há pouco, aceitou mensagens ou tem uso contínuo, sem compra), Primeira compra, Recorrente (2+ compras) e Inativo (sem comprar há mais de 90 dias). Toque numa etapa para filtrar.
• Qualidade do lead: soma de sinais registrados — já comprou, comprou nos últimos 30/60 dias, uso contínuo cadastrado, aceitou promoções e lembretes, CPF, aniversário e celular. Quente a partir de 70, morno de 40 a 69, frio abaixo de 40. Sem IA: cada ponto tem o motivo ao lado.

• Regras de pontos: quantos pontos cada R$ 1,00 pago em itens de venda livre rende e o valor de referência do ponto (para comparar o custo das recompensas). Pode ser desligado.
• Nova regra de resgate: nome, período (semanal ou mensal), pontos necessários, compra mínima e a recompensa — desconto em R$, desconto em % (até 50%) ou um brinde. Os brindes só podem ser itens de venda livre com estoque.
• No PDV, o cliente identificado com pontos suficientes escolhe a promoção em Cupom e pontos. No brinde, passe o item no carrinho: uma unidade sai sem custo.
• Divulgar: mensagem pelo WhatsApp só para quem aceitou receber promoções, uma vez por cliente e promoção. A mensagem não pode citar medicamento vendido com receita. Enquanto o WhatsApp não estiver conectado (Canais digitais), as mensagens ficam registradas como simulação.
• Promoção já divulgada ou resgatada não é excluída: use Inativar. Cancelar uma venda devolve os pontos resgatados e retira os ganhos.

• Desconto em porcentagem (até 50%) ou em R$, compra mínima em itens de venda livre, período, limite total de usos e limite por cliente.
• Com limite por cliente, o cliente precisa estar identificado na venda.
• Cupom já usado mantém o código e não é excluído — inative. Cancelar a venda devolve o uso ao cupom.

Todas as análises têm dois seletores: Loja selecionada (a do topo) ou Toda a rede. Cada tabela tem o botão CSV para abrir no Excel.

Em Vendas escolha o Período (7, 30 ou 90 dias, este mês, mês passado, este ano, 12 meses ou Personalizado, com as datas De e Até — até um ano) e Comparar com: Ano anterior (as mesmas datas um ano antes), Período anterior (o mesmo número de dias logo antes) ou sem comparação. Os indicadores mostram a variação (▲/▼), e no gráfico a linha sobre cada barra é o valor do período comparado.

• Ranking: ordene por faturamento, unidades ou margem e filtre por família. A Previsão 30d é a demanda média diária (mais peso nos últimos 30 dias) vezes 30.
• Preço/PMC: quanto do teto da CMED você está cobrando — espaço para reajuste ou para competir.
• Por família, classe e fabricante: onde está o faturamento e a margem; acompanhe a participação dos genéricos.

• Giro anual: quantas vezes por ano o estoque se renova no ritmo atual. Cobertura: quantos dias ele dura.
• Estoque parado: itens com saldo e nenhuma venda em 90 dias — transfira para a loja que vende, faça promoção ou negocie devolução.
• Perfil de validade e Perdas por mês: quanto está perto de vencer e quanto já foi perdido (vencidos, avarias e recolhimentos).

• Vendas identificadas: venda com cliente ou CPF na nota. Quanto maior, mais recompras dá para lembrar.
• Adesão à recompra: medicamentos de uso contínuo que ainda não acabaram. A tabela por medicamento mostra onde os clientes estão abandonando o tratamento.
• Maiores clientes (90 dias) e Aniversariantes do mês: para atendimento especial e campanhas (só com opt-in no WhatsApp).

• Previsão de vendas mensais: o mesmo mês do ano passado vezes a tendência dos últimos 3 meses. A faixa clara é o intervalo de 80%; a Precisão do modelo aparece com 18 meses ou mais de vendas.
• Fluxo de caixa: quanto o caixa varia em relação a hoje nas próximas 13 semanas — Pix, dinheiro e débito na hora, crédito em 30 dias, a reposição do que for vendido e os pedidos de compra já enviados. Despesas fixas entram quando o Financeiro estiver ativo.
• Demanda por categoria e Produtos em alta: unidades previstas para 30 dias e quantos dias o estoque cobre — use com a Sugestão de compra.
• Use Loja selecionada ou Toda a rede. O botão Tabela mostra os números de cada gráfico.

Escreva como falaria. A Assistente entende o assunto, o período (“ontem”, “esta semana”, “mês passado”, “últimos 15 dias”) e a loja (a do topo ou Toda a rede) e responde com números, uma tabela e o atalho para a tela certa.

• Nova tarefa: título, descrição, subtarefas (com observação), tipo (Campanha, Ação na loja, Conteúdo, Operação), responsável, loja (ou toda a rede), início, prazo e a campanha ligada.
• Arraste o cartão entre as colunas ou use Mover para (teclado e celular). Marque as subtarefas direto no cartão.
• Calendário: as tarefas no período de cada uma e as promoções no ar.
• O relógio do cartão abre o Histórico: quem criou, moveu, editou ou arquivou, e quando. Tarefas arquivadas saem do quadro; ligue Mostrar arquivadas para vê-las.

Lista CMED

Todo mês a Vertaris carrega a lista de preços máximos da Anvisa (CMED). Em Configurações › Geral › Lista CMED o administrador vê o que muda no catálogo — PMC e preço de fábrica da alíquota de ICMS da farmácia (escolhida em Regras da operação), classe terapêutica e tarja — e clica em Aplicar ao catálogo.

• Se um preço de venda ficaria acima do PMC novo, ele desce para o PMC (vender acima não é permitido).
• Divergências de tarja e itens de uso restrito a hospitais aparecem como avisos para o farmacêutico revisar; a condição de venda nunca muda sozinha.
• No cadastro de produto, leia o EAN e use Preencher pela CMED: nome, fabricante, princípio ativo, registro, PMC, preço de fábrica e classe vêm da lista.
• A busca do topo usa a classe terapêutica: “pressão” traz os anti-hipertensivos, “dor” os analgésicos — é uma busca no catálogo, não uma indicação de tratamento.

Escolha uma paleta pronta ou as cores da sua farmácia e envie o logo: o painel muda para toda a equipe. Em Dados da farmácia ficam a razão social, o CNPJ da matriz, os contatos e o endereço (busca pelo CEP).

• Cada loja é um estabelecimento para a Anvisa: CNPJ, AFE, licença sanitária, CNES (necessário para receitas eletrônicas no SNCR) e o farmacêutico responsável.
• A UF da loja define o PMC que vale para ela.
• Em Equipe: lojas e CRF, marque as lojas de cada pessoa: ela só vê e opera essas lojas (vendas, caixa, estoque, controlados e análises). Todas = a rede inteira; proprietário e administradores sempre veem todas.
• Cadastre o número e a UF do CRF de cada farmacêutico. Remover o CRF tira a pessoa da responsabilidade técnica das lojas.

Visualizar como mostra o sistema exatamente como um perfil vê (com as ações desativadas). Use Duplicar para criar um perfil próprio a partir de um pronto.

Administradores consultam cancelamentos de venda, perdas, bloqueios de lote, preços, pedidos, arquivos do SNGPC, caixas, lojas, equipe e configurações, com busca, filtros e exportação em CSV.

Suporte

Fale com o time Vertaris pelos canais do seu contrato. Informe a farmácia, a loja, a tela, o que tentou fazer e, se possível, um print.